クラウド型TV会議システムのセキュリティが気になる！メリットは？

2021年7月9日2022年1月19日

オンラインでの会議や打ち合わせが増えた現代では、TV会議システムが重宝されていますが、特にクラウド型のものはセキュリティが気になります。こちらでは、クラウド型のTV会議システムを使用するメリット、セキュリティで考慮すべき点とともに、各自でできる対策についてもご紹介します。

クラウド型のメリットとは

多くの人に使用されるようになったクラウド型のTV会議システムですが、その背景には導入のしやすさが関係しています。オンプレミス型に比べると、サーバーの設置などが必要ないため、機材を買い揃える初期コストだけでなく、メンテナンスなど、維持するためのコストも必要ありません。それに伴って、サーバーの管理者や運用するスタッフも確保しなくて済むため、人件費を抑制することもできます。そのことは、導入までの時間的コストにも関係し、よりスピーディーに導入することができます。
そして基本的にクラウド型のTV会議は、アプリケーションをインストールするだけで使用することができるものが多いため、すべての従業員のパソコンに入れておくだけで、場所を問わずに会議をすることが可能になります。そのため、出張の多い方や在宅勤務の方であっても、ネット環境があれば、会社の会議室などに足を運ばずにコミュニケーションをとることができるので、結果的に業務効率を上げることができるはずです。

セキュリティで考えるべき点

クラウド型のTV会議システムを使用するにあたり考えておきたいのは、セキュリティです。様々な会社がサービス提供するようになり、仕様も千差万別なので、自社のセキュリティの基準に合ったものかどうかを事前に検討することが大切です。その点で考えたい一つの点は、通信が暗号化されていることです。

企業でTV会議システムを使用する場合は、直接会って会議を開く場合と違い、通信網を介したやりとりとなります。外部の者が傍受できてしまうような通信環境で会議を行ってしまうと、重要な情報が漏洩する危険性があり、企業利益に影響を与えてしまう場合があります。そのため、一般的に高いセキュリティが確保できている暗号方式を採用しているかは確認しておいた方が良いでしょう。

また、セキュリティに関係する様々な設定ができるかどうかも確認しておいた方が良いでしょう。会議ごとに異なるパスワードを設定できたり、参加する人を選別できる、すでに参加している人がおかしな動きをした場合に強制的に退出させられる機能などがあると、安心して使用することができるはずです。

より高いセキュリティを求めるならオンプレミス型をおすすめします。オンプレミス型は自社の閉域網システム上にテレビ会議システムを設置し、管理を行い運用を行います。外部のサーバーに出ることなく自社内のネットワークのみで完結するため、セキュリティが高く、安定した品質を保てます。

自分でできるセキュリティ対策

どんなシステムでもそうですが、システムを使用する個人個人の認識や行動により、セキュリティが甘くなる事態が発生します。そのため、特に外部のサーバーやシステムを使用するクラウド型のTV会議システムを使用する場合は、自分でセキュリティの意識を持った対応が必要になります。
まずできるのが、システムを常に最新にしておくことが大切です。通常使用しているOSでもそうですが、セキュリティホールが発生しないように定期的にアップデートされており、自分のパソコンに適応させておかないと、悪意のある人から攻撃され、重要なデータを流出させることになってしまいます。
また、ミーティングを安全に開催できる設定を使うことも重要です。例えば、ミーティングを作成する場合は、簡単に推察されないパスワードを設定します。さらに、待機室の設定をオンにしておきホストが承認しない限り参加できないようにしておくことも、予期しない参加者を防ぐことに役立ちます。加えて、ミーティングIDやURLなどを、会議に参加する人に限って公開することも大切です。

クラウド型のTV会議システムは、導入がスピーディーにでき、コストも安く済みます。TV会議のセキュリティはシステムにより異なるため、暗号化やセキュリティ設定の仕組みを考えて導入することが大切です。TV会議システムは、常に最新版にしておくことや設定を駆使することでセキュリティを担保することも重要です。