テレビ会議を海外の拠点と接続させるためには？
テレビ会議を海外の拠点と接続したいと考えたことはありませんか？
複数の拠点がある企業にとって、拠点間のコミュニケーションは解決しなくてはいけない課題です。更に海外拠点があると、コミュニケーションのトラブルが発生してしまうことがあります。電話での確認を怠ったり、メールに依存しすぎたりといったことが原因となりトラブルが起きかねません。トラブルを防ぐには海外拠点との密なコミュニケーションが不可欠ですが、経費や移動時間の問題で、海外拠点へ何度も出張できないというのが現実です。
そこでコミュニケーションの問題を解決するのが、テレビ会議システムです。この記事では、海外の拠点とのコミュニケーションを解決するテレビ会議システムをご紹介します。
海外と接続するテレビ会議システムの選び方
海外拠点と接続をするテレビ会議システムでは様々なことに注意する必要があります。
海外拠点に導入するテレビ会議システムは以下の４つのポイントを満たす機器を選ぶことをおすすめします。
・簡単に導入ができる
・簡単な操作で利用ができる
・不安定な回線でも、クリアな映像と音質を保証できる
・ハードウェアの故障などのトラブルリスクが少ない
それぞれの項目について、詳しく解説していきます。
簡単に導入ができるシステム
海外拠点に、情報システムに詳しい人がいるとは限りません。
ネットワークなどの専門知識が必要になると、テレビ会議システムの導入段階でつまづいてしまいます。
可能な限り簡単に導入できるシステムが望ましいです。
簡単な操作で利用ができる
テレビ会議をいざ利用しようと思っても、拠点間の接続方法が難しいと利用者への負担が増えてしまいます。
少ない操作で気軽に接続できることは、海外のみならず日本国内も同様といえます。
不安定な回線でも、クリアな映像と音質を保証できる
日本の通信帯域(速度)は世界の中でも、非常に優れています。
一方で海外では、通信帯域が非常に遅い地域もあります。
そのため下記の２つの条件を満たすテレビ会議システムを導入すべきでしょう。
・ネットワークの品質による影響が少ない
・遅い通信帯域でも映像や音質がクリアである
ハードウェアの故障などのトラブルリスクが少ない
専用機を設置して行うタイプの、テレビ会議システムはおすすめしません。
理由としては、専用機の故障のトラブルが発生することがあるからです。
もし故障をしてしまった際は、海外拠点がゆえに部品交換や原因究明に大きな時間を要します。
部品交換なら海外への配送料も必要ですし、原因究明なら専門知識がなければ難しいです。
そのため専用機の必要ないタイプのテレビ会議システムを導入しましょう。
海外拠点とテレビ会議を実施する際の注意点
時差に気を付ける
中国や韓国といったアジア諸外国とのテレビ会議の場合、あまり時差を気にする必要はありません。しかしアメリカやヨーロッパなどの国々とテレビ会議をするとなると時差に気を付けなければいけません。
日本が日中の時に会議を行う場合、相手側の海外拠点は早朝や深夜の可能性が高いです。国ごとの習慣や仕事に対する考え方にもよりますが、多くの場合、日本側が相手側の時差に合わせることになるでしょう。
また、海外拠点とテレビ会議をする場合は開始時間をしっかりと伝えてください。「〇：〇（UTC）」や日本標準時「〇：〇（JST）」で時間を明記し、テレビ会議開始の時間に齟齬が生じないように努めましょう。
言語の壁を考慮する
海外拠点とのテレビ会議では英語を共通語としますが、齟齬なくコミュニケーションをするには、かなりのスキルが必要でしょう。英語の訛りが強かったり、会話のスピードが速かったりすると聞き取りづらくなってしまい、スムーズなテレビ会議が困難となってしまいます。
このような場合は通訳サービスを利用し、同時通訳の方にもテレビ会議に参加してもらいましょう。コストを抑えたい場合は、クラウドソーシングや翻訳ソフトの活用をおすすめします。
海外と接続できるおすすめのテレビ会議システム
海外拠点とテレビ会議を繋ぐ際の、システムの選び方について紹介してきました。
次に私のおすすめの、海外との接続が可能なテレビ会議システムをご紹介します。
私がおすすめするテレビ会議システムは『FreshVoice』です。FreshVoiceはエイネット株式会社が提供しているテレビ会議システムです。堅牢なセキュリティと、高品質な映像と音質を誇っており、海外拠点との接続の実績を多数誇ります。
セキュリティの高さを示す実績として、約20年前のリリースからハッキングや乗っ取りのような被害に一度もあったことがありません。
導入プランも多数用意されており、オンプレミス型とクラウド型で大きく分かれています。海外拠点とのテレビ会議を行う際は、サーバー内にシステムを置く必要のないクラウド型がおすすめでしょう。一度のテレビ会議での同時接続拠点数や、月に行うテレビ会議の時間にるプランが用意されていますので、自社に最適なプランで導入ができます。
無料トライアルや会社への訪問デモも行っていますので、ぜひ一度はご体験ください。