テレビ会議システムの導入費用って？導入することで得られる効果は？
在宅勤務が新しい働き方として浸透してきた中で、必須ツールとしてテレビ会議システムがあります。
在宅勤務となったことで社内のコミュニケーションが減少してしまうことが懸念されます。ですがテレビ会議システムを導入することでコミュニケーションの機会を減らすことなく、社内と同様のコミュニケーションを取りながら在宅勤務を行うことができます。
この記事ではテレビ会議システムの導入に必要な費用や、導入したことによって得られる効果をご紹介していきます。
そもそもテレビ会議システムってどんなのがあるの？
テレビ会議システムを導入検討するにあたり、現在どのようなシステムがありそれぞれのシステムによる違いを知ることがなによりも大切です。メーカーごとにそれぞれ特徴があり、価格も違ってきます。特に日本製の製品は少ないため希少です。ですが日本製の製品は国内リージョンを使用したり、サポートが電話にも対応していたりと、セキュリティ面やアフターフォローサービスが手厚いため、外国製の製品を使用するより安心感を持ってテレビ会議システムを利用することができます。
テレビ会議システムの各社一覧はこちらの記事をご参考ください。
テレビ会議システムの導入に必要なものとは
テレビ会議システムを導入するには以下のものが必須となります。
- テレビ会議システムの画面を映すための
ディスプレイ - 自分たちの映像を映すためのカメラ
- 音声を相手に届けるためのマイク
- 相手の音声を聞くためのスピーカー
- テレビ会議システムの専用回線
- テレビ会議システムの設置スペース
テレビ会議システムは専用回線を使用し相手と接続するため、専用回線と設置スペースが必要となります。専用回線を使用するということは、ノートパソコンのように簡単に移動して使用することができません。
一方専用回線を使用せず、インターネットを使用するテレビ会議システムもあります。その場合、使用するパソコンやスマートフォンにソフトウェアのインストールが必要となります。
テレビ会議システムの導入にかかる費用としては、初期費用と月額費用が基本的な費用としてあげられます。
初期費用はどれくらい必要？
テレビ会議システムの導入費用として初期費用がありますが、内訳としては以下になります。
- ディスプレイ
- カメラ
- マイク
- スピーカー
- 専用回線(システムによる)
システムによって必要な機器が変わってくるため価格はシステムごとに大きく違いがあります。パソコンやスマートフォンで利用する、専用回線が不要のシステムであれば仕事で利用しているパソコンを利用するため、初期費用は1万円～と安く抑えられます。
逆に専用回線を使用し、ディスプレイやカメラなどの周辺機器から全て購入する場合は拠点ごとに多大な費用が必要となってきます。
月額費用はどれくらい必要？
テレビ会議システムは購入後ずっと無料で使用できるわけではありません。システムにもよりますが、拠点数や同時に接続する拠点数によって月額費用が変動してきます。少ない拠点数で接続するのであれば、数千円で済みますし、一度に多くの拠点を接続し会議を行うのであれば数万円の月額費用が必要となります。初期費用と合わせて計算し、導入の検討材料にしたほうがよいでしょう。
テレビ会議システム導入による費用削減効果とは？
テレビ会議システム導入することにより、今までかかっていた費用を大きく削減できることがあります。導入によりどれくらい費用削減効果があるのか知っておくことで、社内の稟議や会議で上層部の方たちにより強く提案することができます。
テレビ会議システムの導入により費用削減効果を期待できるものとして、以下のものがあります。
- 宿泊費
- 交通費
- 印刷費
全国に支店がある会社では年に数度、全国の支店から本社に集まる機会があるのではないでしょうか。そのような集まりのたびに各支店の責任者の貴重な時間や費用を消費する必要がなくなります。各支店責任者は自分の支店からテレビ会議システムを利用することで、移動の時間がなくなりすぐに自分の支店の仕事に戻ることができます。宿泊費も同様に、テレビ会議システムを使用してしまえば、宿泊する必要がないため不要となります。
また、テレビ会議システムを利用することで会議の資料で紙を使用することがなくなります。今までは本社に集まり人数分の資料を用意する必要がありましたが、テレビ会議システムでは、資料を共有しながら説明することが可能ですので、紙や印刷のための費用が削減できます。
Web会議システムもおすすめ
テレビ会議システムと似たものとして、Web会議システムがあります。現在は海外製品から国内製品と様々なシステムがありますが、私がおすすめするのは『Web会議システム FreshVoice』になります。
『FreshVoice』は国内製品で、最大250拠点の同時接続が可能となっており、20年の長い歴史の中で1度もハッキングや乗っ取りのような被害にあったことがない堅牢なセキュリティを誇っています。また製品の名前を表すように複数の拠点が同時に発言をした際、すべての音が潰れずにクリアに聞こえ、ストレスなくリアルタイムで会議を行うことができます。
導入方法としては、手軽に導入できるASP型(クラウド型)と、社内のサーバ内に設置が可能なオンプレミス型があります。もちろんパソコンだけでなくスマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているため、場所を選ばずにWeb会議に参加することが可能です。
オンプレミス型は基本的に買い切りが多いですが、『FreshVoice』は唯一オンプレミス型のレンタルを行っています。通常のオンプレミス型導入より大きく費用を抑えて導入が可能なため、セキュリティを重視している企業は一度検討することをおすすめします。
システムの違い、費用削減効果を把握して最適なものを選ぼう！
テレビ会議システムには様々なものがあるため、それぞれの違いをしっかりと把握しながら、そのシステムを導入することでどれだけ費用削減効果があるか理解した上で検討を進めましょう。
在宅勤務に使用されていることが多いですが、支店ごとの定期会議や、ウェブで行うセミナー(ウェビナー)でも利用することが可能です。環境を1度整えてしまえばサービスが終了しない限り使用することができるため、導入費用や費用削減効果を長い目で検討することをおすすめします。