TV会議フリーソフトを使うメリットは？クラウドとの違いを知ろう
コロナの大流行でビジネスのやり方も大きく変化しています。その一つに会議のやり方がオンラインになり、経費削減が可能になっています。では、TV会議でフリーソフトを使うメリットは何でしょうか。クラウドとの違いを知ることが出来ます。
フリーソフト導入のメリットは何か
TV会議システムを会社に導入する場合、二つの方法があります。一つは自社にカスタマイズしたTV会議システムを購入して導入することです。そのような場合は、初期費用が高くついてきますし、保守点検の費用が別途必要になります。大企業なら可能かもしれませんが、中小企業にはハードルが高くなります。そのような場合は、クラウド型のフリーソフトを使うことで、簡単にTV会議システムを導入することが出来るのです。気軽に使用できるという点で試してみることが出来ます。また、無料で使えますが多くの機能を使いたい場合は、月額費用が掛かってきますので使用しながら考えることが出来ます。初期費用がかからない、もしくは安いという点は大きなメリットと言えるのです。TV会議システムを導入することで出張費を削減し、経費を減らすことが可能になります。さらには、場所や時間を選ばずに会議がすぐに出来るというのは、社内のコミュニケーションが円滑になりますのでメリットになると言えるのです。
テレビ会議システムの機能を知る
相手の顔を見て話すだけなら、従来のフリーソフトでも十分でしたがテレビ会議システムには便利な機能がたくさんあるのです。例えば、画面共有機能はよく使いますが、資料を同時に見ることが可能ですので見ながら説明することが出来ます。また、ホワイトボード機能を使うことで、目の前で書きながらリアルな説明をすることが可能です。動画再生をすることも出来ますし、録画機能を使って大事な会議を録画できるのです。これらの機能を使うことで、TV会議を充実したものにすることが出来ますので、直接会って話すことが出来なくても不便を感じなくなります。しかし、注意点はお互いの場所のインターネット環境が大事になってきますし、マイクやカメラという最低限の設備が必要になります。機能を覚える必要がありますので最少はいくらかの練習が必要です。それでも、使い方をマスターしたら非常に便利なのでコロナが収束しても使い続けたいと思うに違いありません。どの機能が必要か事前にイメージすることも大切です。
クラウドとの違いを知る
TV会議に使われるソフトの多くはクラウド型なので導入コストが安く済みます。無料もしくは定額で毎月利用することが可能です。しかし、大事な会議の内容をTV会議システムで行うこと不安を感じる経営者もいるのは事実です。音声が暗号化されているとは言え、セキュリティーが万全かどうかは大事なポイントになります。システムを一括導入するなら初期導入のコストは高くなりますが、セキュリティーの面では高くなりますので安心感を持つことが出来ます。また、状況に合わせてカスタマイズがしたいので社内の必要に合わせて変更が可能です。費用だけでなくスムーズに使用することが出来るかどうかも大事であり、会社の必要にマッチしていることが大事になります。長い期間を利用することを考えるとシステムを導入した方が安い場合も出てきますので、よく考える必要があります。大事なのはどれを使うにしてもビジネスの場面できちんとコミュニケーションができるかどうかであり、お互いにストレスを与えないTV会議システムを使うことです。
まずはフリーソフトを使ってTV会議を試すことが出来ます。その後、必要に合わせて月額費用のクラウドを使うのかどうかを決めることが出来ます。規模や使用頻度が多いならTV会議システムを購入して導入するのも一つの方法です。