TV会議システム「lync」の特徴・使い方・評判まとめ
新型コロナウィルス感染などの影響で、人が集まって仕事や会議をするのでなくリモートで行われることが以前よりも多くなりました。リモート会議にはwebを使う場合とTVシステムを使う場合がありますが、その違いや便利なクラウドサービスについて紹介します。
TV会議とweb会議の違い
web会議もTV会議も同じようにオンラインを使ってリモートで行われる会議の方法なのですが、両者は同じようで実は異なるのです。
web会議はパソコンやスマホを使って共通のアプリやwebブラウザをインストールしそれを使って行いますが、TV会議は専用の機械を使って行うところに違いがあります。web会議はパソコンなどを使うのでいつでもどこからでも参加することができますが、TV会議は専用の機器が必要なため個人が持つというよりも部屋ごとに設置されるという形になるので、機器を設置している部屋に人が集まって行うというものです。
web会議は一人一人違う場所にいてもできますが、多人数で複数の会議室を用いて行う場合はv会議が適しています。またweb会議システムはアプリやwebブラウザを用いるので導入がしやすいですが、無料プランの場合は利用時間や機能などに限度があるので、便利な機能を追加したり利用時間を増やしたい場合は有料で利用する必要があるという点がデメリットです。
TV会議システムの導入のメリット
web会議が少人数での利用に適していることと比較し、TV会議は多人数で行われる場合に適したシステムです。TV会議システムを導入するには、専用のモニターやスピーカー、マイクやカメラなどを設置する必要があるのでそのための費用も掛かりますが、専用機器なので安定した接続でクリアな画面と音声を届けることができます。webのように通信状況に左右されることが少ないので遅延や静止も起こりにくく、起こっても落ち着きやすいというメリットもあります。
また専用の機器で据え置きなので、初めに設定をしておくとその後は電源を入れたり音量を変えたりするくらいで、誰でも簡単に操作ができることもメリットです。
ただ、いつでもどこにいても突発的な場合でもできるweb会議システムと比較して、TV会議はあらかじめ参加者に声をかけて機器が設置されている会議室に集まってもらわなければいけないので準備が必要ですが、事前に準備された会議ならTV会議システムが適しているといえます。
「lync」の特徴や使い方・評判
Microsoftlyncは「SkypeforBusiness」という名称に変わっていますが、組織のコミュニケーションを活発にしたり会議費を削減することを目的に提供されるクラウドサービスです。web会議システムは少人数で行われる場合に適していてTV会議システムが大人数の場合に適しているのですが、web会議システムのlyncなら最大250人が利用できることが大きな特徴です。
Outlookと連携をすることで会議のスケジュールが確認でき、exchangeonlineと提携すれば関係者の在籍確認をすることもできます。ホワイトボード機能があるので話したことを文字にしたり、レコーディング機能を使って議事録の作成も可能です。セキュリティ面も暗号化通信になっているので外部に漏れる心配はありません。
パソコンやスマホ、タブレットなど様々なデバイスで利用することができ、各ユーザーごとにリアルタイムでファイルを共有することもできます。導入はlyncをインストールして使います。1ユーザー当たり月額600円の料金で利用できます。
利用者からは「どのリモートシステムよりも使いやすい」、「相手の表情を確認しながら会議ができる」等の声があります。
多人数で会議をする場合はTVシステムが適していますが、lyncを導入すれば大人数でできるうえ、いつでもどこでも会議を行うことができます。従来のTV会議システムのように専用の機器を設置する必要がなく、専用アプリやブラウザを利用するだけなので導入しやすく低価格で済み、しかも便利な機能も付いています。